Depuis que le RGPD est entré en vigueur, la question de la durée de conservation des données à caractère personnel est dans les esprits de tout entrepreneur soucieux d’être conforme aux nouvelles dispositions.

Le RGPD exige que la durée de conservation des données soit « limitée au strict minimum » et précise que les données doivent être « conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ».

La notion de durée de conservation est imprécise, et de ce fait demeure complexe à être respectée par les entreprises. En effet, les entreprises doivent évaluer la durée de conservation des données à caractère personnel qu’elles ont collectées, en respectant le principe selon lequel « la durée de conservation ne doit pas excéder ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ».

Cette notion étant assez trouble, il convient de se référer à la norme NS-048 qui apporte des réponses à cette évaluation puisqu’elle précise que :

  • les données des clients utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale, c’est-à-dire, à compter d’un achat, de la date d’expiration d’une garantie, terme du contrat de prestation de services ;
  •  les données relatives à un prospect non client peuvent quant à elles être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou dernier contact du prospect (par exemple, demande de document, ou clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel).

La durée de rétention telle que prévue par la norme NS-048 n’est pas impérative, mais cela signifie que l’entreprise ne peut traiter des données à caractère personnel au-delà des délais prescrits que si il justifie de la nécessité de leurs conservations.

De ce fait, les données conservées pour une durée excessive ne peuvent plus aujourd’hui être utilisées à des fins de prospection.

 

 

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